Håndtering av covid-19 - mal for evaluering

Om malen

Denne malen gir råd til virksomheter som skal evaluere håndteringen av covid-19. Målgruppen er virksomheter med ansvar for kritiske samfunnsfunksjoner, men også andre offentlige, private og frivillige virksomheter og organisasjoner kan ha nytte av malen. For enkelthets skyld har vi valgt å gjennomgående bruke begrepet virksomhet i malen.

Malen fremhever temaer og problemstillinger som vi mener er viktig å belyse. Malen bør likevel justeres og tilpasses formålet og avgrensningen i evalueringen som skal gjennomføres.

I evalueringen kan følgende temaer og problemstillinger være sentrale:

Beredskap: Hvor forberedt var vår virksomhet på et alvorlig pandemiutbrudd? 

Situasjonsbildet: Hvordan har krisen påvirket vår virksomhet? Krisen forstås her som både covid-19 utbruddet óg smitteverntiltakene.

Håndtering: Hvordan har vår virksomhet håndtert krisen?

Råd angående fokus i evalueringen

1. Formål og avgrensning

Beskriv hva som er formålet med evalueringen virksomheten skal gjennomføre. Definer tydelige problemstillinger som evalueringen skal gi svar på, og hva resultatene skal brukes til. Beskriv også hvilken tidsperiode evalueringen gjelder for.

Det overordnede formålet for enhver evaluering etter hendelser bør være å svare på:

ima157763_web.jpg

2. Krav og forventninger

Beskriv hva som er det formelle grunnlaget for arbeidet til virksomheten knyttet til denne krisen. Hva er kravene og forventningene til virksomheten:

Tips:
Definer evalueringskriterier, men let også etter «faktor X»

Evaluering av en hendelse er en systematisk datainnsamling, analyse og vurdering. Den gir uttrykk for hva som fungerte bra og hva som fungerte mindre bra i en virksomhets arbeid før, under og/eller etter en hendelse.

For å vurdere dette utledes det ofte evalueringskriterier som arbeidet vurderes opp imot. Slike kriterier kan utledes fra ulike krav og forventinger. Krav og forventninger kan for eksempel finnes i lover, forskrifter og instrukser, eller i planverk, retningslinjer og standarder som er utarbeidet av virksomheten selv.

Det kan også være viktige læringspunkter som ikke kan knyttes til de fastsatte evalueringskriteriene. Ha derfor ha et våkent blikk for det nye og det ukjente – "faktor X". Det som faller utenfor de fastsatte kriteriene, men som likevel gir viktig lærdom. Faglig skjønn vil som regel være utgangspunkt for vurderingene av slike funn.

ima177089_web.jpg

3. Metode og prosess

Beskriv hvordan evalueringen er gjennomført, det vil si datainnsamlingsprosessen, kildegrunnlaget og hvilke aktører som har vært involvert. Gi også en kort vurdering av kvaliteten på kildegrunnlaget.

Formål og problemstillinger har betydning for hvem som bør involveres i evalueringen. Det er viktig at evalueringen omfatter innspill fra alle relevante aktører og funksjoner. Disse kan ha ulike perspektiver som evalueringen bør få frem.

Innsamlingen av erfaringer og inntrykk kan for eksempel foregå gjennom førsteinntrykkssamlinger, intervjuer og spørreundersøkelser. Logger, møtereferater og annen skriftlig dokumentasjon er også aktuelle kilder for evalueringen.

Tenk igjennom:

Om metoder for datainnsamling

Datainnsamling ved hjelp av kvalitative og kvantitative metoder vil gi ulik type informasjon om de samme problemstillingene. Det er derfor viktig å se valg av metode for datainnsamling i sammenheng med evalueringens formål og problemstillingene som er formulert.

Ofte er det nødvendig å kombinere flere metoder i samme evaluering for å få en mest mulig helhetlig forståelse av hendelsen og håndteringen av den.

Eksempler på kvalitative metoder: evalueringsmøter, intervjuer, observasjoner og dokumentanalyse.

Eksempler på kvantitative metoder: spørreskjemaundersøkelser, kvantitativ innholdsanalyse og innhenting av data fra statistikk og registre.

Les mer om metodiske tilnærminger i evalueringer:

masma39522_web.jpg

4. Beredskap

Beskriv virksomhetens arbeid med beredskap for pandemiutbrudd. Spørsmålene nedenfor kan være et utgangspunkt. Disse kan romme flere underspørsmål og det kan også være andre hovedspørsmål som bør omtales.

Identifiser læringspunkter og vurder oppfølgingstiltak. Begrunn tiltakene og vurder hvem som skal ha ansvaret for oppfølging.

Som en del av evalueringen bør virksomheten vurdere hvor forberedt den var på å håndtere denne krisen. Dette kan få frem nyttige tiltak for virksomhetens videre arbeid med beredskap i denne og kommende hendelser.

En slik vurdering kan ta utgangspunkt i følgende spørsmål:

Hvor forberedt var virksomheten på å håndtere et alvorlig pandemiutbrudd?

I hvilken grad har virksomheten hatt nytte av disse forberedelsene?

Hva er de sentrale læringspunktene, og er det behov for tiltak?

ima147794_web.jpg

5. Situasjonsbildet for virksomheten

Beskriv hvordan covid-19-utbruddet óg smitteverntiltakene har påvirket:

Hvis virksomheten har ansvar for kritiske eller viktige samfunnsfunksjoner er det spesielt viktig å evaluere hvordan og i hvilken grad krisen har påvirket virksomhetens leveranser og tjenester.

Lag en tidslinje

Lag gjerne en tidslinje over hva som skjedde når, for eksempel grafisk eller i tabellformat. I eksempelet nedenfor ses påvirkningen på virksomheten i sammenheng med utviklingen globalt og nasjonalt. Hvilke utviklingstrekk og tiltak globalt og nasjonalt som er mest relevante vil variere mellom virksomheter. 

En tidslinje kan være et nyttig pedagogisk verktøy for å få oversikt og vurdere hvordan egen virksomhet har blitt berørt underveis i hendelsen. Dette er nyttig både for bruk internt, og i kommunikasjonen med andre involverte aktører. 

Hendelsesloggen med situasjonsrapporter og møtereferater er ofte et godt utgangspunkt for å beskrive situasjonsbildet og sette opp en tidslinje.

>> Se eksempel på tidslinje utformet som tabell

sca21096_web.jpg

6. Krisehåndtering

Beskriv hvordan virksomheten har håndtert krisen (covid-19-utbruddet óg smitteverntiltak). Få frem hva som har fungert bra og hva som har fungert mindre bra i krisehåndteringen. 

Fokusområdene nedenfor kan være et utgangspunkt for å systematisere evalueringen. Områdene kan omfatte flere aspekter og spørsmål enn det som nevnes her. Det kan også være andre fokusområder som er særlig relevante for den enkelte virksomhet.

Identifiser læringspunkter og vurder oppfølgingstiltak for hvert tema. Begrunn tiltakene og vurder hvem som skal ha ansvaret for oppfølging.

Koordinering, samarbeid og informasjonsdeling med andre virksomheter

Myndighetenes beslutninger, råd og tiltak

Mediehåndtering og krisekommunikasjon

Kontinuitetsplanlegging

>> Se også DSBs veileder for kontinuitetsplanlegging

Restriksjoner på fysiske møter og nettbasert kommunikasjon

Tips: Lag et aktørkart
Det kan være nyttig å lage et aktørkart for å vise kommunikasjonslinjene og informasjonskanalene mellom aktørene. Kartet kan gjerne utarbeides med egen virksomhet i sentrum og vise linjer og kanaler ut til andre aktører, og mellom disse.

sca21245_web.jpg

7. Oppsummering og oppfølging

Oppsummer læringspunkter og tiltak som har kommet fram gjennom evalueringen. Plasser ansvaret for oppfølging av tiltak på konkrete funksjoner og/eller seksjoner/avdelinger i virksomheten, gjerne med tidsfrister dersom det lar seg gjøre.

Det kan være tiltak der det er aktører utenfor virksomheten som har ansvaret for oppfølgingen, eller der ansvaret er delt. Beskriv dette tydelig, og lag en plan for oppfølging og dialog med de eksterne aktørene. Beskriv hvordan virksomheten planlegger å følge opp evalueringen.

Bruk for eksempel en tabell til å oppsummere læringspunkter og tiltak. Dette gir en god oversikt over det viktigste evalueringen har avdekket, og er nyttig for den videre oppfølgingen.

tabell_evaluering.jpg

Evalueringen og oppfølgingen bør være en del av virksomhetsstyringen

For å sikre at evalueringen følges opp bør hele evalueringsprosessen ha en tydelig forankring i ledelsen og inngå som en del av virksomhetsstyringen.

Det bør utarbeides en tiltaksplan som det rapporteres på til ledelsen (statusrapporter). En måte å gjøre dette på er å arrangere et erfaringsseminar der de involverte i evalueringen sammen utarbeider en tiltaksplan som alle forplikter seg til å følge opp.

Lukk