1. Innledning

Formålet med denne veilederen er å gi departementene et verktøy for en helhetlig, systematisk og strukturert tilnærming til arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Veilederen erstatter DSBs veileder for departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap fra 2007 og er i all hovedsak basert på krav og forventninger som fremkommer i instruks for departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap fra 15. juni 2012 med merknader, og Meld. St. 29 (2011–2012) Samfunnssikkerhet, jf. Innst. 426 S (2012–2013).

Mål for samfunnssikkerhetsarbeidet fastsatt i stortingsmelding

De overordnede målene for samfunnssikkerhetsarbeidet er beskrevet i Meld. St. 29 (2012–12) Samfunnssikkerhet:

Det er et mål for regjeringens arbeid med samfunnssikkerheten at befolkningen skal oppleve stor grad av trygghet gjennom å:

  • Effektivt forebygge og om mulig forhindre uønskede hendelser som kan true liv, helse, viktige verdier og myndighetsfunksjoner og andre kritiske samfunnsfunksjoner.
  • Sikre en effektiv beredskap og operativ evne og kapasitet til å håndtere alvorlig kriminalitet, kriser og ulykker.
  • Sikre god evne til raskt å gjenopprette samfunnskritiske funksjoner dersom uønskede hendelser ikke har latt seg forebygge. 
  • Sikre en god læring på grunnlag av inntrufne hendelser og øvelser.

I Innst. 426 S (2012–2013) slutter Stortingets justiskomité seg til disse målene, men understreker at dette også krever at regjeringen prioriterer arbeidet med samfunnssikkerhet og stiller de nødvendige midler og ressurser til disposisjon.

Krav og forventninger til departementene i egen instruks

Instruks for departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, Justis- og beredskapsdepartementets samordningsrolle, tilsynsfunksjon og sentral krisehåndtering, fastsatt av Kongen i statsråd 15. juni 2012 (heretter også benevnt som instruksen) erstattet kgl.res. 3. november 2000. Instruksen tydeliggjør krav og forventninger til departementenes arbeid på området og utdyper departementenes ansvar for både forebyggende arbeid, beredskap og tilrettelegging for krisehåndtering. Formålet med instruksen er å fremme et helhetlig og koordinert samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid som bidrar til å øke samfunnets evne til å forebygge kriser og uønskede hendelser og øke evnen til å håndtere kriser.

Utgangspunktet er at det enkelte departement har ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap innenfor egen sektor. Sektoransvaret er nærmere definert i Prop. 1 S (2014–2015) for Justis- og beredskapsdepartementet, del III. kap. 5, jf. vedlegg 2. Arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap skal være «Målrettet, systematisk og sporbart og være integrert i departementets planverk, styringssystemer og i styringsdialogen med underliggende virksomheter».

Kravene og forventningene til departementene utdypes i merknader til instruksen og i andre dokumenter, herunder Meld. St. 29 (2011–2012) Samfunnssikkerhet.

De viktigste endringene i den nye instruksen kan oppsummeres slik:

  • Etablering av Nasjonalt risikobilde som et felles rammeverk for samfunnssikkerhetsarbeidet.
  • Styrket mål- og resultatstyring av samfunnssikkerhetsarbeidet.
  • Krav til departementene om å vurdere risiko, sårbarhet og robusthet i kritiske samfunnsfunksjoner i egen sektor.
  • Styrket øvingsregime.
  • Styrket tilsyn med departementene, herunder skal Justis- og beredskapsdepartementet rapportere til regjeringen om manglende oppfølging i departementene.
  • Tydeliggjøring av prinsippene for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap; ansvars-, nærhets-, likhets- og samvirkeprinsippet.
  • Prinsippene for sentral krisehåndtering innlemmes i instruksen. Justis- og beredskapsdepartementet skal være fast lederdepartement ved sivile nasjonale kriser, med mindre annet blir bestemt.

Veilederen trekker også inn overordnede retningslinjer for sentralt beredskapsarbeid, eksisterende veiledere, erfaringer fra tilsyn og gjennomføring av øvelser, samt annet statlig regelverk, der dette er hensiktsmessig. Når det gjelder annet statlig regelverk, er dette særlig retningslinjer fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som regulerer virksomhetsstyring i staten. Disse retningslinjene gjelder for alle statlige virksomheter, og ligger til grunn for den generelle virksomhetsstyringen som også samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet skal være en del av.

Instruks for departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, Justis- og beredskapsdepartementets samordningsrolle, tilsynsfunksjon og sentral krisehåndtering, kgl.res. 15. juni 2012, inngår som vedlegg 1 til denne veilederen.

Vedlegg 3 er DSBs utledning av de samlede krav og forventninger som er nedfelt i Instruksen, i andre styrende og førende dokumenter supplert med noen faglige anbefalinger basert på vurderinger av beste praksis.

Forventninger til departementenes ivaretakelse av informasjonssikkerhet

Informasjonssikkerhet er en integrert del av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Informasjonssikkerhet forstås i denne sammenhengen som sikring av informasjonens integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet.

For departementene vil føringer som gis av Justis- og beredskapsdepartementet og Nasjonal sikkerhetsmyndighet, samt Nasjonal strategi for informasjonssikkerhet og Direktoratet for forvaltning og IKTs (DIFI) veileder i informasjonssikkerhet være et viktig grunnlag for dette arbeidet. DIFIs veileder er basert på den nasjonale strategien. Dokumentene gir et bilde av hvilket nivå departementenes arbeid med informasjonssikkerhet bør ligge på.

2. Departementenes sikkerhets- og beredskapsansvar

2.1 Begreper og prinsipper

Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet er i hovedsak å redusere sannsynligheten for at alvorlige uønskede hendelser skal inntreffe, skape robusthet og håndtere hendelsene som likevel inntreffer slik at de ikke får alvorlige konsekvenser for samfunnet.

Det finnes ingen standarddefinisjon av begrepet krise. I NOU 2000:24 Et sårbart samfunn er krisebegrepet definert slik: «en krise er en hendelse som har potensial til å true viktige verdier og svekke en organisasjons evne til å utføre viktige funksjoner.» Departementene må kunne håndtere alvorlige hendelser knyttet til eget sektoransvar, hendelser som rammer egen virksomhet og hendelser som rammer både sektoren og egen virksomhet. En samfunnssikkerhetsmessig krise vil ofte kjennetegnes av at håndteringen krever ekstraordinær organisering og ressursinnsats.

Samfunnssikkerhet

Samfunnssikkerhet kan beskrives som den evne samfunnet har til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike former for påkjenninger. Samfunnssikkerhetsbegrepet dekker sikkerhet innenfor hele spekteret av utfordringer, fra begrensede hendelser via større krisesituasjoner som representerer omfattende fare for liv, helse, miljø og materielle verdier, til sikkerhetsutfordringer som truer nasjonens selvstendighet eller eksistens.


Samfunnssikkerhet innebefatter vern av samfunnet mot hendelser som truer grunnleggende verdier og funksjoner og setter liv og helse i fare. Slike hendelser kan være utløst av naturen, være et utslag av tekniske eller menneskelige feil eller av bevisste handlinger.

Forebygging handler om iverksetting av tiltak for å redusere sannsynligheten for en hendelse og for å redusere konsekvensene av en hendelse dersom den likevel inntreffer. Begrepet beredskap er definert som planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense konsekvenser av uønskede hendelser og planer for å håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte.7 Beredskapstiltak er tiltak som er planlagt eller etablert systemer for, men som først iverksettes når en hendelse er under utvikling eller har inntruffet.

Denne veilederen skal kunne brukes innenfor hele samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet, både villede og ikke-villede årsaker til hendelser, men omtaler bare i begrenset grad forhold knyttet til objekt- og informasjonssikkerhet etter sikkerhetsloven.

Samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet bygger på fire grunnleggende prinsipper

De overordnede prinsippene om ansvar, nærhet, likhet og samvirke ligger til grunn for alt nasjonalt sikkerhets- og beredskapsarbeid.

Ansvarsprinsippet betyr at den myndighet, virksomhet eller etat som til daglig har ansvaret for et område, også har ansvaret for nødvendig beredskap og for den utøvende tjeneste ved kriser og katastrofer. Dette ansvaret omfatter også å planlegge hvordan funksjoner innenfor eget ansvarsområde skal kunne opprettholdes og videreføres dersom det inntreffer en ekstraordinær hendelse.

Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med under kriser skal være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. Likhetsprinsippet er en utdyping av ansvarsprinsippet, nemlig en understreking av at ansvarsforholdene internt i virksomheter/organisasjoner og mellom virksomheter/organisasjoner ikke skal endres i forbindelse med krisehåndtering.

Nærhetsprinsippet innebærer at kriser organisatorisk skal håndteres på et lavest mulig nivå. Den som har størst nærhet til krisen, vil vanligvis være den som har best forutsetninger for å forstå situasjonen og dermed er best egnet til å håndtere den.

Nærhetsprinsippet gjelder ikke ved sikkerhetspolitiske kriser.

Samvirkeprinsippet innebærer at myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. Departementets planverk, herunder rutiner og prosedyrer, skal reflektere prinsippet om samvirke. Dette innebærer at det i planverket skal fremkomme hva departementet har gjort for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

Det vil kunne oppstå kriser som den enkelte virksomhet eller det enkelte departement ikke kan håndtere alene, der ulike samfunnsområder og interesser må ses i sammenheng. Alle aktører har et selvstendig ansvar for å sikre et optimalt samvirke og samarbeid med andre relevante aktører, slik at best mulig utnyttelse av ressurser kan sikres på tvers av sektorer og ansvarsnivåer.

2.2 Overordnede krav til samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet

Departementene har ansvar for å ivareta samfunnssikkerhet og beredskap i egen sektor

Departementene har ansvar for å sørge for at sektoren som helhet driver et målrettet, systematisk og effektivt arbeid på samfunnssikkerhetsområdet og skal samordne samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i egen sektor med det arbeidet som gjøres i andre sektorer. Arbeidet skal være sporbart, det vil si at alle viktige prosesser og beslutninger skal være eksplisitte og nedfelt i dokumenter.

Justis- og beredskapsdepartementet skal sikre at samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorene er samordnet

Departementene har samordningsansvaret i egen sektor. Justis- og beredskapsdepartementet har et generelt samordningsansvar for det sivile samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet på tvers av departementenes ansvarsområder. En viktig del av Justis- og beredskapsdepartementets rolle er å være en pådriver for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i departementene. Departementet skal identifisere områder der det er behov for samordning mellom departementene og tverrsektorielle tiltak. Justis- og beredskapsdepartementet har også ansvar for å gjennomføre tilsyn med de andre departementenes samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid.

2.3 Nasjonal krisehåndtering

I en nasjonal krisesituasjon må departementene ofte samvirke med hverandre på en annen måte enn ellers. Kommunikasjonslinjene må være kortere og enklere. Beslutningsprosessene må være raskere. Samtidig skal kvaliteten på arbeidet fortsatt holde et tilstrekkelig høyt nivå.

Det administrative apparat for sentral krisehåndtering på departementsnivå er basert på tre hovedelementer:

  • Ansvaret for krisestyring i lederdepartement.
  • Krisekoordinering gjennom Kriserådet.
  • Krisestøtteenhetens (KSE) bistand med støttefunksjoner til lederdepartement og Kriserådet.

Lederdepartementet samordner departementenes arbeid

Etter hendelsene 22. juli 2011 ble det bestemt at Justis- og beredskapsdepartementet skal være fast lederdepartement med mindre annet blir bestemt. Når det gjelder kriser og hendelser som berører én sektor i vesentlig større grad enn andre, kan det være aktuelt å legge lederdepartementsansvaret til det departement som er mest berørt. Kriserådet er gitt fullmakt til å beslutte hvilket departement som skal være lederdepartement.

Utpeking av lederdepartement medfører ikke endringer i konstitusjonelle ansvarsforhold, og alle departementer beholder ansvar og beslutningsmyndighet for sine respektive ansvarsområder. Alle departementer bør ha en bevissthet knyttet til en eventuell lederdepartementsrolle og ha utarbeidet planer for ivaretakelse av en slik rolle.

Departementet må være beredt på å kunne håndtere kriser som lederdepartement, som støtte til lederdepartement eller ved en sektoravgrenset hendelse der departementet håndterer hendelsen uavhengig av andre departementer, samt kriser i egen organisasjon.

I en krisesituasjon skal lederdepartementet blant annet kunne ivareta:

  • Varsling av aktuelle parter.
  • Innkalling av kriserådet og lede rådets møter.
  • Utarbeide og distribuere overordnede situasjonsrapporter.
  • Utarbeide overordnede situasjonsanalyser, mulige hendelsesforløp og videre utvikling av krisen.
  • Identifisere og vurdere behov for tiltak på strategisk nivå.
  • Koordinere at operative aktører har nødvendige fullmakter.
  • Koordinere at iverksettelse av nødvendige tiltak innenfor eget ansvarsområde, samt ivareta koordinering med andre departementer og etater.
  • Distribuere oppdatert informasjon til regjeringens øvrige medlemmer.
  • Koordinere beslutningsgrunnlag fra berørte departementer for regjeringen.
  • Sørge for at media og befolkningen får koordinert informasjon, samt utforme en helhetlig informasjonsstrategi.
  • Koordinere ved behov for internasjonal bistand.
  • Vurdere etablering av liaisonordninger med andre berørte departementer og virksomheter.
  • Sørge for at hendelseshåndteringen blir evaluert og at læringspunkter følges opp.

Kriserådet skal sikre strategisk koordinering

Kriserådet er opprettet for å styrke den sentrale krisekoordineringen og er det overordnede administrative koordineringsorganet. Rådet skal ivareta og sikre strategisk koordinering mellom sektorene. Alle departementer kan ta initiativ til innkalling av Kriserådet, og det er lederdepartementet som leder rådets møter. Dersom ikke annet lederdepartement er utpekt, ledes rådet av JD. KSE er permanent sekretariat for rådet.

Kriserådet har som hovedfunksjon å bidra til sentral krisehåndtering ved å:

  • Sikre strategiske vurderinger.
  • Vurdere spørsmål om lederdepartement.
  • Sikre koordinering av tiltak som iverksettes av ulike sektorer.
  • Sikre koordinert informasjon til publikum, media og andre.
  • Påse at spørsmål som krever politisk avklaring raskt legges frem for departementenes politiske ledelse eller regjeringen, herunder avklaring av fullmakter og budsjett.

I tillegg til at Kriserådet møtes i forbindelse med krisehåndtering, er det etablert en ordning med faste periodiske møter for å drøfte og forankre overordnede beredskaps- og krisehåndteringsutfordringer.

Kriserådet vil også gå gjennom relevante hendelser og øvelser. Kriserådet har fem faste medlemmer: Regjeringsråden ved Statsministerens kontor, utenriksråden og departementsrådene i henholdsvis Justis- og beredskapsdepartementet, Forsvarsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet. Rådet kan ved behov utvides med andre departementer og representanter for underliggende virksomheter og særskilte kompetansemiljøer.

I alvorlige krisesituasjoner som utvikler seg over tid, eller mer komplekse krisesituasjoner som krever politisk koordinering, vil regjeringen eller berørte statsråder møtes for å foreta nødvendige avklaringer på strategisk nivå. Dette vil eksempelvis gjelde dersom det skulle oppstå krisesituasjoner som berører norsk utenriks- og sikkerhetspolitikk. I slike situasjoner vil det også være aktuelt at Regjeringens sikkerhetsutvalg (RSU) møtes.

Krisestøtteenheten (KSE) skal ved behov yte støtte til lederdepartementet og Kriserådet

KSEs hovedfunksjoner er å:

  • Bidra med kompetanse i form av rådgivning og faglig bistand til lederdepartementets arbeid med samordning og helhetlig sentral krisehåndtering. Dette omfatter støtte til analyser, utarbeidelse og 13 Meld. St. 29 (2011–2012) Samfunnssikkerhet. formidling av overordnede situasjonsrapporter og etablering av felles situasjonsforståelse som grunnlag for strategiske beslutninger.
  • Støtte lederdepartement og Kriserådet med kapasiteter i form av infrastruktur (herunder tekniske løsninger), lokaler og personell.


KSE skal ikke overta ansvar og oppgaver som tilhører et departements ordinære sektor- eller linjeansvar, men er etablert for å kunne øke kapasiteten for krisehåndtering i departementene. 

Krisestøtteenheten har anskaffet, videreutvikler og forvalter et felles beslutningsstøtte- og loggføringssystem for departementene. Systemet; KSE-CIM, forventes brukt ved håndtering av ekstraordinære hendelser som stabsstøtteverktøy og som støtteverktøy innen kommunikasjons- og informasjonsarbeidet.

Nasjonalt sivilt situasjonssenter har døgnberedskap

Regjeringen opprettet sommeren 2012 et sivilt situasjonssenter i Justis- og beredskapsdepartementet, plassert i Krisestøtteenhetens lokaler.

Senteret har døgnberedskap, og skal bidra til å styrke informasjonsflyten i krisesituasjoner som grunnlag for strategisk, felles situasjonsforståelse og oversikt over mulige utviklingsforløp. Det sivile situasjonssenteret mottar vurderinger og rapporter fra Justis- og beredskapsdepartementets underliggende virksomheter, herunder Politiets sikkerhetstjeneste (PST), Politidirektoratet (POD), Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) og Hovedredningssentralen (HRS). Situasjonssenteret får også rapporter fra øvrige departementer som sammenstiller og analyserer informasjon fra egne underliggende etater og virksomheter. Det sivile situasjonssenteret samarbeider aktivt med Utenriksdepartementets operative senter og situasjonssenteret (SITSEN) i Forsvarsdepartementet/ Forsvarsstaben.

Regjeringskonferansene og Regjeringens sikkerhetsutvalg (RSU)

Regjeringskonferansene er møter der regjeringens medlemmer drøfter politiske saker. Regjeringskonferansene vil være en sentral arena for politisk forankring av viktige avgjørelser i en krisesituasjon. Dersom statsministeren ønsker det, kan en sak i stedet for å bli behandlet i plenum i regjeringen, bli behandlet i
Regjeringens sikkerhetsutvalg (RSU). Dette vil først og fremst være aktuelt når saken er av forsvarsmessig eller sikkerhetspolitisk betydning, og dokumentene gis ikke samme spredning som andre regjeringsdokumenter. Utvalgets sammensetning kan variere noe fra regjering til regjering, men statsministeren, utenriksministeren, justisministeren, forsvarsministeren og finansministeren er normalt faste medlemmer av sikkerhetsutvalget.

Statsministerens kontor er sekretariat både for regjeringskonferansen og for RSU. Embetsmenn og etatsledere kan innkalles til møtene. Retningslinjer og rutiner knyttet til møtene er nærmere beskrevet i veilederen «Om r-konferanser» (publikasjonskode B-0504 B).

Det er imidertid viktig å være oppmerksom på at verken regjeringskonferansene eller RSU er tillagt formell beslutningsmyndighet. Enten er den formelle beslutningskompetansen lagt til Kongen i Statsråd, eller så ligger kompetansen hos den enkelte fagstatsråd (eller hos etatslederen i en underliggende etat). Drøftelser og konklusjoner fra en regjeringskonferanse eller RSU må derfor følges opp gjennom formelle og endelige vedtak i departementene eller ved at saken fremmes for Kongen i statsråd.

3. Systematisk arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

3.1 Innledning

Alvorlige hendelser og kriser vil aldri helt kunne unngås, men det er mulig å redusere sannsynligheten for og konsekvensen av alvorlige hendelser gjennom et systematisk arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. En systematisk tilnærming, som visualisert i modellen under, vil bidra til et godt samfunnssikkerhets og beredskapsarbeid i departementene.

Modellen forstås best som en kontinuerlig prosess. Den består av fem spesifikke prosesstrinn som følger av hverandre: Rolleavklaring og rammevilkår, risiko og sårbarhet, planverk, øvelser og krisehåndtering. Parallelt følger to kontinuerlige aktiviteter som må sees i sammenheng med alle fem prosesstrinnene: Styring og organisering samt evaluering, tiltak og kontinuerlig forbedring. De ulike trinnene i modellen blir mer utførlig beskrevet i det følgende.

I arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap er informasjonssikkerhet en integrert del av alle prosessene illustrert i modellen.

3.2 Styring og organisering

Departementene skal ivareta samfunnssikkerhet og beredskap i egen sektor og sørge for at sektoren som helhet ivaretar et målrettet og effektivt samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. En forutsetning for ivaretakelse av dette ansvaret er systematikk i arbeidet, og det innebærer blant annet at departementet har formulert målsettinger og utarbeidet planer og styringssystem for sitt arbeid på området.

Samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet skal være integrert i mål- og resultatstyringssystemet

Arbeidet skal være en integrert del av departementets mål- og resultatstyringsaktiviteter. Mål- og resultatstyring innebærer at overordnede politisk fastsatte mål for den enkelte virksomhet må konkretiseres på en slik måte at resultatene kan måles, vurderes og følges opp gjennom nødvendige utviklings- og forbedringstiltak.

Regelverket for økonomistyring i staten inneholder generelle krav om risikostyring, intern kontroll og systematisk bruk av evalueringer i statlige virksomheter. Krav til mål- og resultatstyring for departementene på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet er nedfelt i Instruksen.

Departementene må planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet og fastsette mål og resultatkrav. Mål og prioriteringer skal synliggjøres i de årlige budsjettproposisjonene. Departementet skal også sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, og at eventuelle avvik i måloppnåelse forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning.



Kravene til mål og styring på samfunnssikkerhetsområdet må ses på bakgrunn av de grunnleggende styringsprinsipper (§ 4) i Reglementet for økonomistyring i Staten:

Alle virksomheter skal:

a) Fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet.

b) Sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd.

c) Sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag.

Departementene skal i tillegg fastsette overordnede mål og styringsparametere for underliggende virksomheter.

Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.

Integrering av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i ordinær virksomhetsstyring vil også kunne bidra til å:

  • Sikre legitimitet som en prioritert virksomhetsoppgave.
  • Øke bevissthet og styrke oppmerksomheten på beredskap i organisasjonen.
  • Forankre arbeidet på tvers i organisasjonen.

Mål på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet bør være på samfunns- eller brukereffektnivå

Departementet skal ha oversikt over kritiske samfunnsfunksjoner og infrastrukturer i egen sektor, og det er naturlig at det etableres mål og resultatindikatorer for disse. Etablering av mål vil i praksis kunne skje både gjennom identifisering av målsettinger departementet allerede har på dette området, og gjennom definering av nye mål.

Noen departementer har allerede målsettinger som gjelder samfunnskritiske funksjoner som er fastsatt i en annen sammenheng. Disse målene bør i så fall også brukes som grunnlag for oppfølging av samfunnssikkerhetsarbeidet. På de områdene der det mangler målsettinger, må det defineres nye. Dette kan skje gjennom de ordinære prosessene for virksomhetsstyringen, eller som en del av revisjon av departementets strategiske planer og lignende. Det må her presiseres at de overordnede målene skal dekke hele samfunnsfunksjonen/sektoren, selv om det operative ansvaret for oppfølging ligger i en underliggende etat.

Direktoratet for økonomistyrings (DFØ) resultatkjede kan benyttes for å sette inn målene på riktig nivå i forhold til hverandre (samfunnseffekt, brukereffekt osv.). En generell anbefaling er at de målene som synliggjøres i de årlige budsjettproposisjonene er på samfunns- og brukereffektnivå. Opprettholdelse eller ivaretakelse av kritiske samfunnsfunksjoner eller tjenester er viktig i et samfunnssikkerhetsperspektiv, og det bør formuleres mål om kontinuitet i slike. Målene vil kunne være særlig nyttige hvis de følges opp gjennom risikostyring.

Begrepet risikostyring brukes på to ulike måter, som en del av samfunnssikkerhetsarbeidet og som en prosess integrert i mål- og resultatstyringen. Risikostyringen skal i denne sammenhengen gi rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse, og for å kunne identifisere, vurdere og håndtere og følge opp risiko for at målene ikke nås.

Underliggende virksomheter

For at departementet skal kunne tilfredsstille kravet om å sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlige beslutningsgrunnlag på samfunnssikkerhet og beredskapsområdet, er det viktig at føringer på området kommer tydelig til uttrykk i de årlige tildelingsbrevene til underliggende virksomheter, og at dette følges opp i rapportering og i departementets styringsdialog med de underliggende virksomhetene. Målsettinger og resultatoppfølging for beredskapsarbeidet bør integreres i eksisterende styringsdokumenter, fra Prop. 1 S, via overordnede avdelingsvise virksomhetsplaner, til tildelingsbrev til underliggende virksomheter. Underliggende virksomheters evalueringer og risikovurderinger bør også være en naturlig del av departementets informasjonsgrunnlag for styring.

Krav til underliggende virksomheter i et mer langsiktig perspektiv, for eksempel knyttet til krisehåndteringsevne, beredskapsnivå og kontinuitet i funksjoner virksomheten har et ansvar for, bør nedfelles i en egen instruks.

Andre departementer skal involveres i viktige saker

Departementet skal forelegge for Justis- og beredskapsdepartementet og andre særskilt berørte departementer alle forslag om nye eller vesentlige endringer i gjeldende lover og forskrifter innenfor beredskapsområdet før de sendes på høring.

Departementet skal underrette Justis- og beredskapsdepartementet og andre særskilt berørte departementer om viktige og prinsipielle saker på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet. Med viktige og prinsipielle saker menes saker av betydning for samfunnssikkerhet og beredskap på nasjonalt nivå, herunder spørsmål knyttet til hvilken risiko som skal aksepteres, krisehåndteringsevne og saker med betydelige tverrsektorielle implikasjoner. I tillegg må departementene vurdere behovet for involvering av andre departement fra sak til sak.

Departementet skal bistå Justis- og beredskapsdepartementet ved gjennomføring av tilsyn, herunder utarbeide oppfølgingsplan på bakgrunn av tilsynet.

Departementet må selv avgjøre hvilken organisering som er mest hensiktsmessig.

I merknadene til instruksen pekes det på at arbeidet i departementet og i sektoren som helhet skal være målrettet og effektivt. Dette forutsetter at organiseringen er funksjonell. En hensiktsmessig organisering av beredskapsarbeidet bør ta utgangpunkt i krav til samfunnssikkerhet og beredskap innen departementets ansvarsområder og i de overordnede mål som er satt for arbeidet.

Tilsynene med departementene viser at de fleste departementer velger å tillegge en bestemt avdeling et ansvar for å koordinere samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. En koordinerende avdeling vil kunne ha en pådriver- og tilretteleggerrolle knyttet til andre avdelingers arbeid.

En koordinerende avdeling kan for eksempel ivareta oppgaver som:

• Legge til rette for felles forståelse for departementets helhetlige ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap, ved å koordinere kunnskap og informasjon mellom departementers avdelinger, og mellom departement og underliggende virksomheter.

• Koordinering av høringssaker om samfunnssikkerhet og beredskap.

• Ansvar for beredskapsfaglige innspill og tilbakemeldinger fra underliggende virksomheter til de relevante fagavdelinger.

• Oversikt over relevante kompetansehevingstiltak relatert til beredskap.

• Ansvar for opplæring.

• Administrativt ansvar for øvelser.

• Koordinere utarbeidelse, vedlikehold og oppdatering av planverk.

• Å gi føringer for utarbeidelse av eventuelt avdelingsvise kriseplaner.

• Ansvar for nødvendig infrastruktur (kriserom, samband, IKT og arkiv).

• Ansvar for fysisk sikring og personellsikkerhet.

• Sivilt beredskapssystem (SBS).

• Sikre evaluering etter øvelser og uønskede hendelser for læring og utvikling av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet.

• Sikre at oppgaver innen samfunnssikkerhet og beredskap følges opp i tildelingsbrev til underliggende virksomheter og via DSB til Fylkesmannens tildelingsbrev.

• Utrede behov for juridiske krav innen samfunnssikkerhet og beredskap for aktuelle aktører innen departementets ansvarsområder.

Listen må bare leses som et forslag til oppgaver som en koordinerende avdeling for departementets samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid kan ha. En slik koordinerende avdeling vil arbeide på tvers i organisasjonen og tett med berørte fagavdelinger. Det er derfor viktig at rolle- og ansvarsforhold mellom koordinerende avdeling og fagavdeling avklares. Departementet bør derfor definere og forankre et mandat for en eventuell koordinerende avdeling med tilhørende funksjonsbeskrivelser. Det bør tilstrebes en balansert tilnærming til beredskapssaker i den forstand at fagavdelingene opprettholder et ansvar for faglige vurderinger knyttet til beredskapsarbeidet innen eget ansvarsområde, mens den koordinerende avdelingen ivaretar en pådriver- og tilretteleggerrolle. Organisering og oppgave- og ansvarsfordeling er opp til hvert enkelt departement.

3.3 Rolleavklaring og rammebetingelser

Det er viktig å avklare hvilke samfunnssikkerhets- og beredskapsmessige utfordringer som ligger innenfor departementets ansvarsområde, slik at det kan prioritere og ha nødvendig bevissthet om hvilke forpliktelser departementet har. Departementet skal i denne sammenheng gjøre vurderinger av hva som er kritiske og viktige samfunnsfunksjoner innenfor sektoransvaret, hvilke krav som er definert i lover, forskrifter og avtaler, og hvilke forventninger som stilles til departementets samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid.

I dette dokumentet brukes begrepene viktige og kritiske samfunnsfunksjoner. Kritiske samfunnsfunksjoner er definert gjennom Meld. St. 21 (2012– 2013) Terrorberedskap og Prop. 1 S (2013–2014). Funksjonene er utledet av DSBs rapport Sikkerhet i kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner. Modell for overordnet risikostyring (2012), som også inneholder en beskrivelse av samfunnets grunnleggende funksjonsevne (basiskapabiliteter), jf. vedlegg 3. Betegnelsen viktige samfunnsfunksjoner skal forstås som videre enn dette, og det er opp til hvert enkelt departement å definere hvilke funksjoner innenfor ansvarsområdet som er viktige og som må ha større oppmerksomhet enn andre i samfunnssikkerhetsmessig sammenheng.

Avklare ansvar for kritiske og viktige samfunnsfunksjoner innen eget ansvarsområde

Departementets rolle og ansvar knyttet til samfunnssikkerhet og beredskap må ses i sammenheng med hvilke samfunnsfunksjoner som ligger innenfor departementets ansvarsområde. Hvilke tjenester som må være i funksjon til enhver tid eller der bare korte avbrudd kan tåles, må defineres. Samfunnssikkerhetsarbeidet skal blant annet være rettet inn mot å forebygge hendelser som kan svekke disse tjenestene og sørge for at funksjonene ivaretas når en hendelse likevel inntreffer. En avklaring av hva som er departementets kritiske og viktige samfunnsfunksjoner er derfor grunnleggende for dette arbeidet.

Avklare krav i lover og forskrifter og ansvarsdeling med andre

Krav til samfunnssikkerhet og beredskap er til dels nedfelt og konkretisert i lover og forskrifter. Det er også gitt føringer i for eksempel stortingsmeldinger og stortingsproposisjoner. I tilfeller der det formelle lovverket og overordnede krav omfatter en eller flere andre sektorer, bør departementene avklare om det eksisterer en omforent fordeling og oppfølging av forvaltningsansvaret. Dette for å unngå uavklarte gråsoner i oppfølgingen. Avklare om det foreligger forventninger knyttet til avtaler og samarbeid med andre Det er viktig at departementet har oversikt over eventuelle internasjonale avtaler og gjensidig forpliktende samarbeidsavtaler som kan legge føringer for hvordan departementet innretter sitt samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. I tillegg må departementet ha oversikt over hvilke krav og forventninger som gjør seg gjeldende fra andre departementer både med hensyn til forebyggende arbeid og ved krisehåndtering.

3.4 Oversikt over risiko og sårbarhet

Et effektivt og målrettet samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid forutsetter oversikt over risiko og sårbarhet innenfor eget ansvarsområde. En slik oversikt er derfor et krav til departementene, som også skal arbeide systematisk for å utvikle og vedlikeholde oversikten. Oversikten gir grunnlag for å utvikle strategier, for å vurdere og prioritere forebyggende og beredskapsmessige tiltak og for innretningen av øvelser. Det er viktig å understreke at arbeidet med å etablere og vedlikeholde oversikt over risiko og sårbarhet må inngå i departementets ordinære planog styringssystem og ikke utgjøre en egen prosess på siden av dette.

Oversikt må nedfelles i eget dokument

DSBs nasjonale risikobilde, samt PSTs, E-tjenestens og NSMs årlige trusselbilder, skal ligge til grunn for oversikten, men det skal også gjøres vurderinger av andre risiko- og sårbarhetsforhold innenfor departementets ansvarsområde. Disse vurderingene kan gjøres av departementet selv eller bygge på en oppsummering eller sammenstilling av vurderinger og analyser gjort i underliggende virksomheter. Dersom den sistnevnte løsningen velges, må departementet se til at også områder innenfor sektoransvaret som ikke dekkes av underliggende virksomheters vurderinger, blir tatt hensyn til.

Departementets oversikt over risiko og sårbarhet i sektoren må nedfelles i et eget dokument som oppdateres jevnlig. Hvor ofte slik oppdatering bør skje, vil avhenge av utviklingen i risikoforholdene og/ eller kunnskapsgrunnlaget innenfor departementets ansvarsområde. For noen departementer medfører dette at det vil være behov for en kontinuerlig og systematisk oppdatering av oversikten, for andre kan det være tilstrekkelig at slik oppdatering skjer med noen års mellomrom. For kommunene gjelder det et krav om at risiko- og sårbarhetsanalyser skal oppdateres hvert fjerde år om ikke risikoutviklingen tilsier større hyppighet. Dette bør også kunne være et minstekrav for departementer med beskjeden beredskapsportefølje.

Krav om oversikt – ikke om å benytte en spesiell metode

I denne veilederen benyttes risiko som et uttrykk for hvor sannsynlig det er at uønskede hendelser skal inntreffe og hvilke konsekvenser de vil få. Det vil alltid være usikkerhet knyttet til anslag for risiko.

Sårbarhet er et uttrykk for evnen et system har til å motstå eller tåle ekstraordinære påkjenninger uten at de fører til alvorlige konsekvenser, samt evnen til å gjenoppta sin funksjon etter en svikt.

Risikoanalyser tar ofte utgangspunkt i hendelser eller scenarioer og vurderer sannsynligheten for dem og hvilke konsekvenser de kan få. Sårbarhetsanalyser tar gjerne utgangspunkt i systemene som rammes av en hendelse og vurderer på hvilken måte de kan svikte og hva konsekvensene av svikten blir. Avhengigheter, barrierer, redundans (reserveløsninger) og evne til å gjenoppta sin funksjon etter en svikt, er sentrale elementer i en sårbarhetsanalyse. Ofte inngår risiko og sårbarhet i samme analyseprosess.

Det anvendes en rekke forskjellige metoder for vurdering av risiko og sårbarhet i ulike virksomheter. Hva som er mest hensiktsmessig metode vil være avhengig av formålet med analysen og ønsket detaljeringsnivå. Kravet til departementet er at det skal ha oversikt, ikke at en spesiell metode skal benyttes. I noen sammenhenger kan risiko best beskrives gjennom å vurdere de tre komponentene verdi, trussel og sårbarhet. Denne modellen er tilpasset tilsiktede uønskete handlinger. For nærmere informasjon om denne kan NSM kontaktes.

Oversikten over risiko og sårbarhet bør uansett inneholde følgende to elementer:

  • Vurdering av risiko knyttet til hendelser som departementet har et ansvar for å forebygge eller håndtere.
  • Vurdering av sårbarhet i kritiske samfunnsfunksjoner som departementet har ansvaret for.

Et eksempel på fremgangsmåte for vurdering av risiko og sårbarhet er gjengitt i vedlegg 5.

Vurdere hva som er akseptabel risiko og iverksette tiltak for å redusere risiko som ikke er akseptabel

Samfunnet kan aldri bli risikofritt. I mange tilfeller må departementet ta stilling til hvilken risiko det er villig til å akseptere. Beslutninger om hva som er akseptabel risiko, bør være eksplisitte og godt forankret. Vesentlige problemstillinger knyttet til risikoaksept på nasjonalt nivå, bør legges fram for regjeringen og Stortinget.

Oversikt over risiko og sårbarhet gir grunnlag for å gjennomføre tiltak som kan redusere risiko og styrke robustheten både i samfunnet og i egen virksomhet, samt styrke krisehåndteringsevnen. Det er derfor vesentlig at en oversikt over risiko og sårbarhet følges opp av en utredning av aktuelle tiltak av forebyggende og beredskapsmessig art. En vurdering av tiltakene må inngå i departementets ordinære plan- og prioriteringsprosesser. Dersom prosessen avdekker risiko eller sårbarhet som anses som helt uakseptabel må dette imidlertid håndteres straks.

3.5 Beredskapsplanverk

Et beredskapsplanverk er nødvendig for å kunne håndtere hendelser og krisesituasjoner på en god måte. Planverket må utarbeides på grunnlag av oversikt over risiko og sårbarhet i egen sektor. I tillegg skal departementene se til at underliggende virksomheter har egnet planverk og er i stand til å håndtere mulige hendelser innenfor eget ansvarsområde. Departementene er også ansvarlig for å utarbeide og ajourholde faglige beredskapsdirektiver til bruk ved utarbeidelse av fagorganenes beredskapsplaner på alle forvaltningsnivåer.

Departementets arbeid med utvikling av beredskapsplanverket bør ha en systematikk som sikrer involvering og forankring i organisasjonen, i tillegg til at planverket må gjøres tilgjengelig og kjent for alle som kan få en funksjon ved krisehåndtering. En krisesituasjon stiller krav til raske beslutninger og tiltak. Beredskapsplanverket skal klargjøre hvem som skal gjøre hva, når, hvor og hvordan. Arbeidet med å utforme planverket bør involvere saksbehandlere innenfor beredskapsområdet, relevante fagpersoner og ledelsen og organiseres med bred forankring i organisasjonen. En god prosess med bred deltakelse kan bidra til å styrke risikoforståelsen i hele organisasjonen.

Beredskapsplanverket kan inneholde flere elementer

Beredskapsplanverket skal i første rekke beskrive hvordan departementet skal håndtere en alvorlig hendelse. Det bør være mest mulig konsist og ikke inneholde mer tekst enn strengt tatt nødvendig. Planverket bør være tilgjengelig i KSE-CIM. Departementets beredskapsplaner skal som et minimum inneholde plan for krisekommunikasjon, kriseorganisering og varslingsrutiner. Hvorvidt delplaner inkluderes i selve beredskapsplanen, ligger som vedlegg eller er helt frittstående planer i beredskapsplanverket, er opp til departementet å avgjøre. I tillegg bør departementet gjøre vurderinger knyttet til i hvilken grad planverket fremstår som helhetlig, eller om andre dokumenter bør utarbeides og inntas i planverket.

Et beredskapsplanverk kan for eksempel bestå av følgende:

  • Kriseplan.
  • Sivilt beredskapssystem (SBS).
  • Plan for krisekommunikasjon.
  • Plan for personell- og pårørendehåndtering.
  • Kontinuitetsplan.
  • Hendelsesspesifikke tiltakskort og delplaner.
  • Relevante maler og prosedyrer.
  • Relevante veiledere, forskrifter og lovhjemler.

Det er viktig at det også etableres rutiner for oppdatering og revisjon av planene. Ansvaret for oppdatering, og når dette skal gjøres, må formaliseres. Planene må godkjennes av ledelsen etter hver revidering og dateres.

Kriseplanen bør være konsis og kortfattet

Hensikten med å lage en kriseplan er å gjøre organisasjonen bedre i stand til å håndtere krevende situasjoner. Kriseplanen bør være så konsis og kortfattet at hovedtrekkene er enkle å huske.

DSB anbefaler at kriseplanen er generisk, dvs. at samme plan skal danne utgangspunkt for håndtering av alle kriser hvor departementet kan få et ansvar.

Departementet må vurdere om det i tillegg er behov for delplaner eller tiltakskort for spesielle situasjoner som departementet kan få en rolle i. Dette kan for eksempel være situasjoner som er mer sannsynlige enn andre, eller situasjoner som krever en spesiell type kompetanse.

En kriseplan bør inneholde en beskrivelse av sentrale elementer innen krisehåndtering som:

  • Ledelse.
  • Ansvar og roller.
  • Fullmakter og myndighet, herunder hvem som beslutter å sette krisestab.
  • Varsling.
  • Samvirke og rapportering.
  • Organisasjonsforankring.
  • Oppdateringsrutiner.
  • Tilleggsoppgaver som lederdepartement.
  • Bruk av KSE

Under utdypes noen av de mest sentrale elementene i en kriseplan.

Kriseplanen må definere en kriseorganisasjon og dens forhold til den øvrige organisasjonen. DSB anbefaler vanligvis at kriseorganisasjonen bygger på en modell med en ansvarsdeling mellom kriseledelsen og en krisestab. Hensikten med dette er å sikre seg mot at ledelsen blir overbelastet med praktiske koordineringsoppgaver. Planen bør si noe om hvilke funksjoner som inngår i en kriseledelse, og hvilke funksjoner som kan inngå i en krisestab, samt om forholdet mellom krisestaben og linjeorganisasjonen med hensyn til fullmakter og oppgaver.

Sammensetningen av kriseorganisasjonen kan variere ut fra krisens art og omfang, men bør ta utgangspunkt i en vurdering av hvilke ressurser som det vil være løpende behov for i en krise.

Kriseledelsen må være forberedt på å:

  • Kunne ta raske beslutninger om iverksettelse av tiltak i en situasjon preget av svakt informasjonsgrunnlag.
  • Formidle klar og tydelig informasjon internt og eksternt og kommunisere på rett nivå til rett tid.
  • Sørge for tilstrekkelige ressurser og fullmakter til krisestab og/eller de enheter som er sentrale i håndteringen av krisen.
  • Bidra til samvirke mellom berørte departementer og egne underliggende virksomheter.
  • Etablere et overordnet situasjonsbilde.

Krisestaben må være forberedt på å:

  • Følge opp oppdrag fra kriseledelsen på en rask og effektiv måte.
  • Være en administrativ og praktisk støttefunksjon for kriseledelsen.
  • Motta, sammenstille og bearbeide rapporter fra egen sektor og, hvis lederdepartement, fra andre departementer.
  • Ivareta informasjonsflyt i egen sektor og mellom berørte departementer.
  • Analysere informasjon og gi råd til kriseledelsen om tiltak.
  • Analysere mulig utvikling av krisen.
  • Bruke KSE -CIM og eventuelt andre teknisk støtteverktøy.

Varslingslister må være oppdatert og tilgjengelige

Effektiv håndtering og god oversikt i en krisesituasjon krever gode varslingsrutiner. En kriseplan bør inneholde en liste over hvem som har fullmakt til å iverksette varsling og innkalling, hvem som skal varsles, og rutiner for hvordan varslingen skal foregå. Det er viktig at varslingslister til enhver tid er oppdatert og kjent i organisasjonen, og det bør derfor etableres rutiner for dette. For å sikre at varslingslister til enhver tid er tilgjengelige, må de finnes på flere plattformer, gjerne også på papir. I forbindelse med utarbeidelse av varslingsrutiner er det viktig at departementet også inkluderer og avklarer varsling med eksterne aktører som de er avhengige av i en krisesituasjon. Dette kan for eksempel være underliggende etater, andre departementer, KSE eller Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Det bør gjennomføres egne varslingsøvelser.

Myndigheter, virksomheter og etater har et selvstendig ansvar å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. For at aktører som er gjensidig avhengige av hverandre i en krisesituasjon skal lykkes å samordne sin innsats, må aktørene i beredskapsplanleggingen utveksle erfaringer og lære av hverandre.

Kontinuitetsplan for å sikre at viktig virksomhet kan holdes i gang

En kontinuitetsplan kan bestå av tiltak som fremkommer av en sårbarhetsanalyse, med den hensikt å opprettholde virksomhetens viktigste funksjoner.

Departementet bør identifisere hvilke funksjoner dette er og hvilke sårbarheter som er knyttet til disse funksjonene. Et utgangspunkt kan være en gjennomgang av risikoforhold som er beskrevet i Nasjonalt risikobilde. Kontinuitetsplanen bør for eksempel inneholde tiltak som kan sikre videre drift selv om nettforsyningen av strøm faller ut, IKT-systemer svikter, lokalene må fraflyttes eller et stort antall ansatte er syke under en pandemi. Tiltakene kan være både av sårbarhetsreduserende eller beredskapsmessig art.

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) i Sverige har utarbeidet et introduksjonshefte om kontinuitetsplanlegging som også kan være egnet for norske virksomheter.

Plan for krisekommunikasjon er viktig for god krisehåndtering

I arbeidet med sikkerhet og beredskap er informasjon og kommunikasjon sentrale virkemidler. En kommunikasjonsstrategi og god kommunikasjonshåndtering er avgjørende for sentral krisehåndtering, for hvordan en situasjon oppfattes (både internt og eksternt) og for departementets omdømme og troverdighet. Godt kommunikasjonsarbeid vil bidra til arbeidsro og handlingsrom til å løse oppgavene i en situasjon hvor tid er en knapp ressurs.

God informasjonsbehandling er viktig i forbindelse med faglig rådgivning og tilrettelegging overfor politisk ledelse, vurdering og samordning av tiltak, koordinering av informasjon til og fra underliggende etater, samt ivaretakelse og utøvelse av en helhetlig kommunikasjonsstrategi. Det er viktig å ta hensyn til informasjonsbehovet hos publikum. Kommunikasjonen skal underbygge myndighetenes ønske om ikke å skape unødig usikkerhet rundt inntrufne hendelser og gi råd og veiledning.

En plan for krisekommunikasjon bør:

  • Avklare roller og ansvar.
  • Inneholde rutiner for å sikre at kommunikasjonen er god innad i organisasjonen.
  • Skape grunnlag for en troverdig og relevant informasjon og kommunikasjon overfor publikum og mediene.
  • Beskrive hvordan sosiale medier skal benyttes for å understøtte kommunikasjonshåndteringen.
  • Sikre tiltak for omsorg for pårørende og berørte parter.

Hvorvidt plan for krisekommunikasjon inngår som en integrert del av beredskapsplanen eller etableres som en egen plan i beredskapsplanverket, er opp til hvert enkelt departement å avgjøre.

DSB har utarbeidet en egen veileder i krisekommunikasjon som går vesentlig mer grundig inn i problemstillingene på dette området.

Sivilt beredskapssystem (SBS) ved sentral krisehåndtering i sikkerhetspolitiske kriser

Det nasjonale beredskapssystemet består av Sivilt beredskapssystem (SBS) og Beredskapssystem for forsvaret (BFF). Anvendelsesområdet er hovedsakelig sikkerhetspolitiske kriser. Beslutningsnivåer ved bruk av SBS er statsråd og Regjeringen. Systemet skal tilrettelegge for å forebygge eller redusere skadeomfang ved kriser, som for eksempel terroranslag eller ved krig, gjennom forhåndspålagte handlingsmåter. Nasjonalt beredskapssystem gjør det mulig raskt å etablere et hensiktsmessig beredskapsnivå nasjonalt, for å sikre at militære og sivile ressurser kan reagere hurtig, og hvis nødvendig, samtidig.

SBS inneholder egne beskrivelser av departementenes ansvar for å bidra til oppdatering og videreutvikling av SBS og til å utarbeide egne planer som er basert på SBS. Departementets kriseplan skal ved beskrivelsen av håndtering av kriser ta høyde for de behovene som kan oppstå i en situasjon der det nasjonale beredskapssystemet tas i bruk. Det betyr at departementene må ta høyde for å kunne kommunisere gradert iht. krav ved bruk av SBS. I tillegg til eget gradert samband og personell som er øvet i å bruke det kan det bety å inngå avtaler og ordninger for å få informasjon frem til mottakere som ikke alltid har det, som i noen tilfeller underlagte etater.

3.6 Øvelser

Oversikt over risiko og sårbarhet er et viktig grunnlag for øvelsesvirksomhet

En av forutsetningene for at departementet skal kunne opprettholde og utvikle sin beredskapskompetanse er at kriseorganisasjonen øves regelmessig. Departementets oversikt over risiko og sårbarhet i egen sektor skal danne grunnlag for øvelsesvirksomheten. Dette omfatter også vurderinger av risiko og sårbarhet i kritiske samfunnsfunksjoner som departementet har ansvar for. Departementets øvelsesvirksomhet bør ta utgangspunkt i aktuelle scenarioer i DSBs nasjonale risikobilde og andre scenarioer samt øvingsmål som er aktuelle for egen sektor. I tillegg kan øvelser ta utgangspunkt i behov for å vurdere og avklare eventuelle uklare grensesnitt mot andre departementers ansvarsområder.

Regelmessige øvelser er et krav

Instruksen inneholder krav og forventninger til øvelseshyppighet. Det er et krav at departementene skal øve regelmessig innen eget sektorområde. I foredraget til instruksen uttrykkes det en forventning om at departementene bør delta i eller arrangere to øvelser årlig. Det er ellers et krav at departementet skal arrangere egne øvelser minst en gang i året. Med egne øvelser bør her forstås øvelser som departementet arrangerer selv med utgangspunkt i vurderinger av risiko, sårbarhet og spesielle håndteringsutfordringer i sektoren. Underliggende virksomheter kan med fordel involveres i slike øvelser. Det er også viktig at departementet øver tverrsektorielt. I tillegg er det et krav at departementet skal ha deltatt på en nasjonal øvelse i løpet av en toårsperiode, der det øves enten stab, kriseledelse, prosedyre eller fullskala.

En naturlig utledning av instruksens krav til øvelsesaktivitet er at departementet skal øve to ganger i året, og at en av disse øvelsene skal departementet arrangere selv. Minst annet hvert år skal departementet i tillegg delta i en nasjonal øvelse.

Behov for øvelsesplan og klare øvelsesmål

Departementene skal arbeide målrettet og systematisk med øvelser. Dette medfører at departementet bør utarbeide en helhetlig plan for øvelsesvirksomheten med overordnede øvelsesmål, systematisk evaluering og oppfølging.

For at den enkelte øvelsen skal få best mulig effekt, er det viktig at departementet definerer mål og hensikt med øvelsen og hva som ønskes oppnådd og testet. Øvelsene og øvelsesmålene bør ha en forankring i departementets oversikt over risiko og sårbarheter. Videre bør det tas hensyn til erfaringene og implementeringen av tiltak etter tidligere øvelser og hendelser.

Forberedelsene kan være like viktig som selve øvelsen. I forberedelsesfasen er det naturlig å gjennomgå og sikre at planverk er oppdatert, roller og ansvar er klarlagt, og at deltakerne har fått tilstrekkelig opplæring i de funksjonene de skal ha under øvelsen.

Øvelsesmål kan ta utgangspunkt i krav og forventninger til hva departementet skal kunne gjøre i en krise. Målene kan også være knyttet til å avdekke kompetansebehov, teste planverk eller teknisk infrastruktur (for eksempel kriserom og sambandsutstyr). Det er viktig at målene tar utgangspunkt i en eksplisitt vurdering av hva det er behov for å øve på eller teste ut i departementet.

Det er også viktig å understreke at øvelse på håndtering av krisesituasjoner er viktig for å innarbeide gode rutiner for informasjonshåndtering, kommunikasjon og beslutningstaking under press. De som har roller under en krise vil kunne gjøre en bedre jobb dersom de har etablert handlingsmønstre for egen del og vis-à-vis andre som raskt kan gjenskapes når en krisesituasjon har oppstått. Treningsmengden for dedikerte brukere av KSE-CIM må være tilstrekkelig til at kriseorganisasjonen kan gjøre seg hensiktsmessig nytte av verktøyet i situasjoner preget av høyt arbeidspress.

Et departement har ansvar for krisehåndtering på et strategisk nivå. Rolle- og ansvarsforståelse er derfor viktig å øve. Erfaring viser at det kan være en fare for at departementet overtar ansvar for krisehåndtering som er lagt til underliggende virksomheter og dermed inntar en for operativ rolle. Det er derfor viktig å ha fokus på de funksjoner, oppgaver og roller som det strategiske nivået skal håndtere under en krise. Det er viktig at de som deltar i øvelsen ivaretar den funksjonen de vil ha eller kunne få under en krise, herunder også at stedfortrederne trenes i oppgaver de kan bli satt til ved fravær i ledelsen.

Ved deltakelse i tverrsektorielle eller nasjonale øvelser bør departementet utvikle egne øvingsmål. Et mål for øvelser der andre aktører er involvert, er å trene samvirke for å kunne gi deltakerne god rolleforståelse og styrke aktørenes håndteringsevne. Virksomhetene må vektlegge samvirkeøvelser med relevante aktører, jf. prinsippet om samvirke.

Øvelser må evalueres

Øvelser er et sentralt virkemiddel for kontinuerlig forbedring av krisehåndteringsevnen. Styrking av beredskapen og krisehåndteringsevnen forutsetter systematisk evaluering, og at evalueringen resulterer i faktiske forbedringer. Evalueringen skal ta utgangspunkt i de mål som på forhånd ble satt for øvelsen og resultere i konkrete forbedringstiltak og en plan for implementering. Slike tiltak kan for eksempel være endringer i planverk, ansvars- og myndighetsforhold, rollefordeling, teknisk infrastruktur og lignende.

Evaluering og implementering av forbedringstiltak skal være sporbare og inngå i departementets ordinære styringsprosesser.

Departementet skal rapportere om øvelsesvirksomheten til Justis- og beredskapsdepartementet.

3.7 Krisehåndtering

Departementenes krisehåndteringsoppgaver er i hovedsak knyttet til:

  • Innhenting og bearbeiding av informasjon.
  • Faglig rådgivning og tilrettelegging overfor politisk ledelse.
  • Vurdering og samordning av tiltak.
  • Koordinering av informasjon til og fra underliggende etater.
  • Utstedelse av fullmakter.
  • Ivaretakelse og utøvelse av en helhetlig informasjonsstrategi.

Det departementet som har ansvaret for en sektor til daglig, har også ansvaret for håndtering i en krisesituasjon og skal bidra til krisekoordinering med andre berørte departementer. Departementene skal være forberedt på å håndtere alle typer kriser i egen sektor. Videre skal departementene ha kapasitet og kompetanse til å være lederdepartement og til å kunne yte bistand til andre departementer i kriser som involverer flere sektorer.

For å være forberedt må departementet ha systematikk i beredskapsarbeidet, herunder:

  • Avklare roller og rammebetingelser.
  • Ha oversikt over risiko og sårbarhet.
  • Et tilpasset beredskapsplanverk.
  • En hensiktsmessig øvelsesvirksomhet iht. gitte krav.

Departementet må være bevisst på ulike typer kriseforløp innen egen sektor. En krise kan oppstå som en plutselig hendelse, som en eskalerende hendelse som gradvis går fra normal håndtering til krisehåndtering, eller som en krise man har god tid til å forberede seg på.

Departementet må være bevisst på hvilke roller og oppgaver sektoren kan få ved krisehåndtering

Analyser av risiko og sårbarhet vil gi grunnlag for å identifisere scenarioer eller tenkte hendelsesforløp og kriser som departementet må være forberedt på å håndtere eller bidra til håndteringen av. Det er derfor viktig at departementet er bevisst hvilken rolle det og underliggende virksomheter kan få i ulike krisesituasjoner. Departementet kan ta utgangspunkt i gjennomførte analyser og ut i fra disse definere ulike scenarioer som departementet kan bli utsatt for og må være forberedt på å håndtere. Dette kan danne utgangspunkt for øvelser som kan teste kriseplanverket og eventuelt for utarbeidelse av spesielle tiltakskort.

I tillegg må departementet være forberedt på å yte bistand til andre departementer i kriser som involverer flere sektorer. Departementet har et selvstendig ansvar for å sikre et optimalt samvirke og samarbeid med relevante aktører i arbeidet med krisehåndtering, fordi det vil kunne oppstå kriser eller alvorlig svikt i samfunnskritiske funksjoner som den enkelte virksomhet eller departement ikke kan håndtere alene, og hvor ulike samfunnsområder og interesser må ses i sammenheng.

KSE-CIM gir departementene støtte i forbindelse med monitorering av en hendelse, ved ivaretakelse av rollen som fagdepartement ved kriser i egen sektor, ved ivaretakelse av rollen som støttende departement i situasjoner hvor et annet departement har rollen som lederdepartement samt i situasjoner hvor det aktuelle departementet selv skal ivareta rollen som lederdepartement. Verktøyets funksjonalitet for situasjonsrapportering og deling av rapporter innad et departements sektoransvar og tverrsektorielt mellom departementer er et sentralt virkemiddel for god samordning.

Departementene skal også påse at operative aktører har nødvendige fullmakter og vurdere behov for internasjonal bistand til egen sektor. DSB har utarbeidet en egen veileder for hvordan behovet for støtte fra utlandet skal håndteres.

3.8 Evaluering, tiltak og kontinuerlig forbedring

Læring og kontinuerlig forbedring kan oppnås gjennom at departementet etablerer systemer for å nyttiggjøre seg erfaringer fra øvelser, reelle hendelser og tilsyn, slik at tiltak kan iverksettes for å sette departementet bedre i stand til å ivareta prioriterte funksjoner og oppgaver i alle typer kriser. Et departement vil regelmessig også ha behov for å vurdere om det har organisert sitt samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på en hensiktsmessig måte, herunder om planverk, sårbarhetsanalyser, rutiner for øvelser og håndtering av reelle hendelser er gode nok.

Evalueringer skal gjennomføres når det er et styringsmessig behov for det

Økonomiregelverket fastsetter overordnede prinsipper for løpende styring og kontroll i statlige virksomheter. Som et supplement til den løpende styrings- og kontrollinformasjonen, er det fastsatt at det skal gjennomføres evalueringer når egenart, risiko og vesentlighet tilsier det. Dette vil si at evalueringer skal gjennomføres når det er et styringsmessig behov for den kontroll- og tilleggsinformasjonen en evaluering kan tilføre de løpende prosessene. Krav om evaluering fremgår også av Instruksen. Departementet skal evaluere hendelser og håndtering av hendelser og foreta nødvendige forbedringstiltak. Videre går det frem at et lederdepartement må kunne ivareta og sørge for evaluering av håndtering av en hendelse i samråd med andre berørte aktører og sørge for at identifiserte læringspunkter blir fulgt opp. Det følger av økonomiregelverket at departementet også skal evaluere egen organisasjon og egne aktiviteter når andre forhold enn dette tilsier at det er behov for det.

Departementet bør sikre gode rutiner for evalueringer. Dette gjelder også ved hendelser. Hver øvelse bør evalueres på grunnlag av øvingsmålene. Evalueringen bør ende i en tiltaksliste som for eksempel resulterer i endringer i planverk, kompetansehevende tiltak eller andre forbedringselementer. En tiltaksliste bør utarbeides og følges opp i det videre beredskapsarbeidet eller for mer omfattende tiltak i departementets ordinære plan- og prioriteringsprosesser. Slik utgjør evaluering en sentral del av den kontinuerlige forbedringsprosessen.

Evalueringer kan blant annet gi grunnlag for å:

  • Planlegge nye øvelser.
  • Utarbeide og revidere sårbarhetsanalyser innen bestemte områder.
  • Iverksette kompetansehevende tiltak, herunder ulike kurs eller opplæring i krisehåndteringsverktøy.
  • Iverksette trening på krisehåndtering, som for eksempel bruk av kryptert samband.
  • Utvikling av beredskapsplaner.
  • Utvikling av styringen av underliggende virksomheter.

Et annet tiltak for forbedring av krisehåndteringsevnen er å hente erfaringer fra andre tilsvarende og sammenlignbare etater. Dette kan være nyttig i forbindelse med gjennomføring av sårbarhetsanalyser, utredninger, øvelsesplanlegging og særlig til utvikling på plansiden.

Det må være et mål å utvikle samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet fortløpende gjennom kontinuerlige forbedringsprosesser. Det er imidlertid ikke nødvendigvis slik at de enkelte elementene i modellen denne veilederen bygger på må gjennomføres i en fast rekkefølge, eller at alle elementene til enhver tid trenger å ha like stort fokus.

Analyser og evalueringer skal blant annet munne ut i forebyggende eller beredskapsmessige tiltak.

Ansvaret for forebyggende tiltak går ofte på tvers av sektorgrensene

Vurdering av tiltak må alltid sees i sammenheng med en vurdering av i hvilken grad en risiko er akseptabel eller ikke. I samfunnssikkerhetsmessig sammenheng benyttes begrepet forebygging om tiltak som iverksettes for å redusere sannsynligheten for at en uønsket hendelse skal inntreffe, eller for å redusere konsekvensene dersom hendelsen likevel inntreffer. De sistnevnte skiller seg fra beredskapstiltak ved at det er tiltak som gjennomføres for å redusere konsekvensene av en hendelse hvis den inntreffer, for eksempel foliering av vinduer for å redusere skadene ved en eksplosjon.

Forebyggingstiltak må vurderes ut fra:

  • sannsynligheten for at en alvorlig uønsket hendelse kan inntreffe,
  • hvilke konsekvenser av ulik art en uønsket hendelse vil medføre
  • kostnadene ved og effekten av forebyggingstiltakene
  • positive og negative bieffekter av forebyggingstiltakene


Vurderingene må også ta hensyn til usikkerhet og sensitivitet. Sannsynlighetsanslag er ofte spesielt usikre, og utfallet av vurderingene av sannsynlighet og konsekvens kan i noen tilfeller endres vesentlig om det skjer mindre endringer i forutsetningene.

Ansvaret for å forbygge mot en hendelse ligger ikke nødvendigvis bare i det departementet som vil ha det betydeligste ansvaret dersom hendelsen inntreffer. Det er derfor behov for en betydelig grad av samvirke mellom sektorene når det gjelder forebyggende tiltak. Alle departementer og øvrige aktører har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering (samvirkeprinsippet). I dette ligger det at alle departementer ut fra Nasjonalt risikobilde og egne vurderinger skal vurdere hvilke forebyggende og beredskapsmessige tiltak som kan iverksettes for å forebygge alvorlige hendelser både i egen sektor og andres sektorer, og for å gjennomføre slike tiltak.

For eget ansvarsområde har departementet et ansvar for å vurdere hvordan departementer og virksomheter innenfor andre sektorer kan bidra til å redusere sannsynligheten for og konsekvensene av uønskede alvorlige hendelser innenfor departementets eget sektoransvar, samt å ta initiativ til dialog og samarbeid om tiltak. Samarbeidet kan eventuelt nedfelles i en felles tiltaksplan for området.

Beredskapstiltak trer i kraft når en hendelse inntreffer

Beredskapstiltak er tiltak som er forberedt, men som først trer i funksjon når en hendelse er under utvikling eller har inntruffet. Slike tiltak kan være planer for hvordan en uønsket situasjon skal håndteres og etablering av kompetanse og kapasitet for å gjennomføre planene eller på annen måte håndtere situasjonen.

Sannsynligheten for og konsekvensen av uønskede hendelser man vurderer å etablere beredskap mot, må vurderes opp mot kostnadene og nytten ved ordningene. Også på dette området vil risikoakseptnivå være en del av vurderingen.

Tiltak skal kunne dokumenteres

Departementet skal kunne dokumentere at det er gjennomført tiltak som setter det i stand til å ivareta prioriterte funksjoner og oppgaver ved ulike typer uønskede hendelser, herunder også forebyggende tiltak, og at virksomheter i egen sektor er i stand til å ivareta ansvar for kritiske samfunnsfunksjoner uavhengig av hvilke hendelser som måtte inntreffe. Departementet skal herunder kunne dokumentere at det er gjennomført tiltak som avbøter manglende robusthet i kritisk infrastruktur og funksjoner innenfor departementets ansvarsområde. Med dokumentasjon menes kontinuitets- og beredskapsplaner, styringsdokumenter (tildelingsbrev, proposisjoner), brev, rapporter mv.

Vedlegg 1 -  Instruks for departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap

INSTRUKS FOR DEPARTEMENTENES ARBEID MED SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP, JUSTIS- OG BEREDSKAPSDEPARTEMENTETS SAMORDNINGSROLLE, TILSYNSFUNKSJON OG SENTRAL KRISEHÅNDTERING

Hjemmel: Fastsatt ved kgl.res. 15. juni 2012. Fremmet av Justis- og beredskapsdepartementet.
Endringer: Endret ved forskrift 21. juni 2013 nr. 729.

I. Formål
Formålet med instruksen er å fremme et helhetlig og koordinert samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid som bidrar til å styrke samfunnets evne til å forebygge kriser og styrke evnen til å håndtere kriser som oppstår.

II. Virkeområde
Instruksen gir retningslinjer for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i sivil sektor innenfor hele krisespekteret.

Forsvarsdepartementet og forsvarssektoren er kun omfattet av instruksen pkt. III om grunnleggende prinsipper og pkt. VII om sentral krisehåndtering.

III. Grunnleggende prinsipper for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap
Beredskapsarbeidet bygger på fire grunnleggende prinsipper:

1. Ansvarsprinsippet som innebærer at den organisasjon som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, også har ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området.

2. Likhetsprinsippet som betyr at den organisasjon man opererer med under kriser i utgangspunktet skal være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig.

3. Nærhetsprinsippet som betyr at kriser organisatorisk skal håndteres på lavest mulige nivå.

4. Samvirkeprinsippet som betyr at myndigheter, virksomheter eller etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

IV. Departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap
Det enkelte departement har ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap innenfor egen sektor. Departementene har et ansvar for å samordne samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i egen sektor med det arbeidet som gjøres i andre departementer. Arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap skal være målrettet, systematisk og sporbart og være integrert i departementets planverk, styringssystemer og i styringsdialogen med underliggende virksomheter.

Departementene skal herunder:

1. På grunnlag av oversikt over risiko og sårbarhet i egen sektor og DSBs nasjonale risikobilde vurdere risiko, sårbarhet og robusthet i kritiske samfunnsfunksjoner i egen sektor som grunnlag for kontinuitets- og beredskapsplanlegging og hensiktsmessige øvelser. Det skal arbeides systematisk for å utvikle og vedlikeholde oversikten.

2. Vurdere og iverksette forebyggende og beredskapsmessige tiltak.

3. Dokumentere at det er gjennomført tiltak som avbøter manglende robusthet i kritisk infrastruktur og funksjoner innenfor departementets ansvarsområde.

4. Være forberedt på å håndtere alle typer kriser i egen sektor og yte bistand til andre departementer i kriser som involverer flere sektorer.

5. Være forberedt på å kunne være lederdepartement.

6. Utvikle og vedlikeholde beredskapsplanverk for departementets krisehåndtering, herunder en plan for krisekommunikasjon.

7. Øve regelmessig innen eget sektorområde og delta i tverrsektorielle øvelser. Departementet skal evaluere øvelser og håndtering av hendelser, og foreta nødvendige forbedringstiltak.

8. Avklare ansvar, roller og uklare grensesnitt innen eget ansvarsområde og mot andre departementers tilgrensende områder.

9. Synliggjøre mål og prioriteringer på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet i de årlige budsjettproposisjonene.

10. Forelegge for Justis- og beredskapsdepartementet og andre særskilt berørte departementer alle forslag om nye, eller vesentlig endring av gjeldende lover og forskrifter innenfor beredskapsområdet før de sendes på høring.

11. Underrette Justis- og beredskapsdepartementet og andre særskilt berørte departementer om viktige og prinsipielle saker på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet.

12. Bistå Justis- og beredskapsdepartementet ved gjennomføring av tilsyn, herunder utarbeide oppfølgingsplan på bakgrunn av tilsynet.

V. Justis- og beredskapsdepartementets samordningsrolle
I sivil sektor har Justis- og beredskapsdepartementet en generell samordningsrolle for samfunnssikkerhet og beredskap. Departementet skal gjennom sin samordningsrolle sikre et koordinert og helhetlig arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap på tvers av sektorgrenser. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap understøtter Justis- og beredskapsdepartementets samordningsrolle iht. kgl.res. 24. juni 2005 nr. 688.

1. Justis- og beredskapsdepartementet skal ha oversikt over status og fremme samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeidet gjennom å:

a. Være pådriver for at arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap prioriteres.

b. Sørge for at tverrsektorielle problemstillinger blir ivaretatt, bistå departementene med å avklare ansvarsforhold og identifisere områder hvor det er behov for samordning.

c. Utarbeide overordnede retningslinjer og målsettinger og koordinere arbeidet med proposisjoner og meldinger til Stortinget.

d. Utarbeide og vedlikeholde oversikt over hvilke funksjoner som i et tverrsektorielt perspektiv er kritisk for samfunnssikkerheten.

e. Tilrettelegge for DSBs nasjonale risikobilde som planleggingsgrunnlag for departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

f. Etablere hensiktsmessige møtearenaer for dialog og erfaringsoverføring.

g. Sørge for et kunnskapsbasert samfunnssikkerhetsarbeid gjennom forskning og kompetansehevende tiltak.

h. Ha oversikt over samfunnssikkerhetsarbeidet i sentrale internasjonale organisasjoner som EU, FN og NATO. 2. Justis- og beredskapsdepartementet skal ha et overordnet ansvar for nasjonale øvelser i sivil sektor og bidra til at det utvikles koordinerte planverk ved å:

a.  I samarbeid med departementene vedlikeholde og videreutvikle et hensiktsmessig nasjonalt beredskapsplanverk.

b. I samarbeid med departementene planlegge og øve sivile beredskapsplaner i tråd med rammeplan for sivile nasjonale øvelser og krisehåndteringssystemer.

c. Føre oversikt over øvelsesvirksomheten basert på rapportering fra departementene.

3. Justis- og beredskapsdepartementet skal legge til rette for systemer for helhetlig og koordinert kommunikasjon mellom myndighetene, og mellom myndighetene og befolkningen om beredskap og krisehåndtering før, under og etter en krise.

4. Justis- og beredskapsdepartementet skal påse at store ulykker og ekstraordinære hendelser  følges opp i sektorene på en systematisk måte, herunder erfaringsutveksling og nødvendige forbedringstiltak.

5. Justis- og beredskapsdepartementet skal orientere regjeringen om tilstanden for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i sivil sektor.

VI. Tilsyn med departementenes samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid
Justis- og beredskapsdepartementet skal føre tilsyn med departementenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Tilsynet skal være basert på risiko og vesentlighet. Departementet kan ved behov føre tilsyn med utvalgte beredskapsområder og underlagte virksomheter for å blant annet sikre at kritiske samfunnsfunksjoner er ivaretatt. Tilsynet skal ta utgangspunkt i de prinsipper og krav til departementenes samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid som er uttrykt i denne instruksens kap. IV.

1. Hovedformålet med tilsynet er å:

a. Fremme god kvalitet på samfunnssikkerhetsog beredskapsarbeidet under det enkelte departements ansvarsområde.

b. Fremme et samordnet og helhetlig arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder bidra til at tverrsektorielle problemstillinger blir identifisert og ivaretatt.

c. Fremskaffe en oversikt over det samlede samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet.

2. Justis- og beredskapsdepartementet skal etter gjennomført tilsyn utarbeide rapport med anbefalinger som oversendes departementet det er ført tilsyn med. Rapporten skal ha oppmerksomhet rettet mot status, utviklingsområder og forbedringspunkter for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet.

3. Departementet det er ført tilsyn med skal utarbeide en oppfølgingsplan som sendes Justis- og beredskapsdepartementet.

4. Justis- og beredskapsdepartementet kan be departementene rapportere på egne tiltak innenfor samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet.

5. Justis- og beredskapsdepartementet skal rapportere om funn og manglende oppfølging i ansvarlige departementer til regjeringen.

6. Kongen fastsetter hvilket departement som skal føre tilsyn med Justis- og beredskapsdepartementet.

VII. Sentral krisehåndtering
Når det oppstår behov for å styrke den overordnede krisehåndteringen, vil følgende mekanismer settes i funksjon:

1. Kriserådet
Kriserådet er det høyeste koordineringsorganet på administrativt nivå. Alle departementer kan ta initiativ til innkalling av rådet. Det er lederdepartementet som leder rådets møter.

Rådet har fem faste medlemmer: regjeringsråden ved Statsministerens kontor, utenriksråden i Utenriksdepartementet og departementsrådene i henholdsvis Justis- og beredskapsdepartementet, Forsvarsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet. Rådet kan ved behov utvides med alle de øvrige departementene, og representanter for underliggende virksomheter og særskilte kompetansemiljøer.

Kriserådet har som hovedfunksjon å bidra til sentral krisehåndtering ved å:

a. sikre strategiske vurderinger
b. vurdere spørsmål om lederdepartement
c. sikre koordinering av tiltak som iverksettes av ulike sektorer
d. sikre koordinert informasjon til publikum, media og andre
e. påse at spørsmål som krever politisk avklaring raskt legges frem for departementenes politiske ledelse eller regjeringen, herunder avklaring av fullmakter og budsjett

I tillegg skal det gjennomføres regelmessige administrative møter i Kriserådet for å drøfte aktuelle problemstillinger og gjennomgå relevante hendelser.

Krisestøtteenheten (KSE) er permanent sekretariat for Kriserådet.

2. Lederdepartementet
Lederdepartementet har ansvaret for å koordinere håndteringen av krisen på departementsnivå. Utpeking av et lederdepartement medfører ikke endringer i konstitusjonelle ansvarsforhold, og alle departementer beholder ansvar og beslutningsmyndighet for sine respektive saksområder. Justis- og beredskapsdepartementet er fast lederdepartement ved sivile nasjonale kriser, med mindre annet blir bestemt. Kriserådet er gitt fullmakt fra regjeringen til å beslutte hvilket departement som skal være lederdepartement i krisen, og rådet vil da ta stilling til om Justis- og beredskapsdepartementet eller et annet departement skal være lederdepartement. Ved tvil eller eventuell uenighet i Kriserådet besluttes valg av lederdepartement av statsministeren i samråd med berørte statsråder.

Blant de oppgaver et lederdepartement må kunne ivareta er å:

a. Sørge for varsling av andre departementer, Statsministerens kontor, egne underlagte virksomheter, og ved alvorlige kriser Stortinget og Slottet.

b. Ta initiativ til at Kriserådet innkalles og lede rådets møter.

c. Utarbeide og distribuere overordnede situasjonsrapporter, blant annet på bakgrunn av innhentet informasjon fra andre departementer, operative etater og mediebildet.

d. Utarbeide overordnede situasjonsanalyser, herunder vurdering av mulige hendelsesforløp og videre utvikling av krisen.

e. Identifisere og vurdere behov for tiltak på strategisk nivå.

f. Koordinere at operative aktører har nødvendige fullmakter.

g. Koordinere at nødvendige tiltak innenfor eget ansvarsområde blir iverksatt og ivareta nødvendig koordinering med andre departementer og etater (alternativt utpeke et underordnet organ som ivaretar denne funksjonen).

h. Sørge for at oppdatert informasjon om situasjonen distribueres til regjeringens medlemmer. i. Ved behov koordinere beslutningsgrunnlag fra berørte departementer for Regjeringen.

j. Sørge for at det blir gitt koordinert informasjon til media og befolkningen og at det utformes en helhetlig informasjonsstrategi.

k. Koordinere behov for internasjonal bistand

l. Vurdere etablering av liaisonordninger med andre berørte departementer og virksomheter.

m. Sørge for evaluering av håndteringen av hendelsen i samråd med andre berørte aktører, og at identifiserte læringspunkter følges opp.

3. Bistand fra Krisestøtteenheten (KSE)
KSE skal ved behov kunne yte støtte til lederdepartementet og Kriserådet i deres krisehåndtering.

Krisestøtteenheten har som hovedfunksjon å:

a. Bidra med kompetanse i form av rådgivning og faglig bistand til lederdepartementets arbeid med samordning og helhetlig sentral krisehåndtering. Dette omfatter støtte til analyser, utarbeidelse og formidling av overordnede situasjonsrapporter og etablering av felles situasjonsforståelse som grunnlag for strategiske beslutninger.

b. Støtte lederdepartementet og Kriserådet med kapasiteter i form av infrastruktur (herunder tekniske løsninger), lokaler og personell.

VIII. Ikrafttredelse
Instruksen iverksettes straks. Fra samme tidspunkt oppheves kgl.res. 16. april 19941 om Justisdepartementets samordningsfunksjon på beredskapssektoren og om rådet for sivilt beredskap, kgl. res. 3. november 2000 nr. 1093 om instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet i departementene, kgl.res. 16. september 1989 om instruks for Regjeringens presse- og informasjonstjeneste (RPI) og kgl.res. 21. april 19951 om nye nasjonale forutsetninger for den sivile beredskapsplanleggingen.

Vedlegg 2 - Departementenes ansvar - samfunnssikkerhet og beredskap

Departementenes ansvar – samfunnssikkerhet og beredskap. Kilde: Prop. 1S (2014–2015).

For å se vedlegg 2 - last ned PDF 

Vedlegg 3 - Systematisert oversikt over krav og føringer

Krav og føringer utledet av DSB – innarbeidet i modell for helhetlig arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Oversikten kan brukes som sjekkliste av departementene og vil kunne bli brukt i forbindelse med tilsyn.

For å lese vedlegg 3 - last ned PDF 

Vedlegg 4 - KIKS-modellen

For å lese vedlegg 4 - last ned PDF

Vedlegg 5 - Fremgangsmåte for vurdering av risiko og sårbarhet

For å lese vedlegg 5 - last ned PDF