Arrangementet koordineres av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) på vegne av Justis- og politidepartementet. Det er sendt ut skriftlige invitasjoner til etterlatte og overlevende.
Pressen har ikke adgang til arrangementet. Pressen anmodes om å vise varsomhet i sin dekning, og hensyn ved tilstedeværelse i nærheten av arrangementsområdene. Det blir etablert et eget sted hvor pressen kan oppholde seg ved Utvika Camping.
DSBs pressekontakt for arrangementet: 48 86 85 43